Externaliser sa comptabilité : avantages et inconvénients
L'externalisation de sa comptabilité est un choix déterminant pour nombre d'entreprises. Outre les gains substantiels en matière d'efficience et de productivité, ce processus recèle également son lot d'écueils. Bien peser le pour et le contre s'impose donc avant de se lancer. Car derrière l'apparente simplicité de la démarche se cachent de multiples implications à ne pas négliger. Au final, le succès repose sur un savant dosage entre optimisation des coûts et préservation de la maîtrise de ses données stratégiques. La confiance et la transparence deviennent alors les maîtres-mots d'un partenariat gagnant-gagnant.
Externaliser sa comptabilité offre certes des opportunités indéniables. Mais sous des dehors attrayants se dissimulent parfois des réalités moins engageantes. Tout bon dirigeant se doit dès lors d'appréhender avec discernement les tenants et aboutissants d'un tel processus. L'enjeu ? Trouver l'équilibre optimal entre efficience recherchée et maintien d'un nécessaire contrôle interne. Car en matière de gestion financière, la prudence reste de mise.
Les avantages de l'externalisation comptable
Gain de temps et d'efficacité
L'externalisation de la gestion comptable offre un gain de temps considérable aux entrepreneurs et dirigeants d'entreprise. En confiant cette tâche chronophage à un expert-comptable, ils peuvent se concentrer sur le cœur de leur métier et les missions stratégiques de leur structure. Le professionnel comptable prend en charge toutes les obligations légales et administratives liées à la comptabilité. L'entreprise bénéficie ainsi d'une plus grande réactivité et efficacité dans ce domaine.
Compétences pointues et mises à jour
Les cabinets comptables disposent de collaborateurs hautement qualifiés et spécialisés dans la gestion financière et comptable des entreprises. Leurs équipes sont formées en permanence aux évolutions réglementaires et fiscales. Elles maîtrisent parfaitement les logiciels et outils dédiés. L'externalisation permet donc à une société de s'appuyer sur l'expertise de professionnels dotés des compétences techniques les plus pointues du marché.
Soulagement de la charge mentale
Confier sa comptabilité à un tiers allège considérablement la charge mentale des dirigeants. Ces derniers n'ont plus à se soucier des déclarations sociales et fiscales, échéances, justificatifs, etc. Le cabinet comptable endosse la responsabilité de la conformité des comptes et du respect des obligations légales. L'entrepreneur peut se concentrer sur son cœur de métier, en toute sérénité. D'après une étude menée en 2018, 67% des chefs d'entreprise ayant externalisé leur comptabilité déclarent avoir gagné en tranquillité d'esprit.
Les inconvénients possibles
Perte de confidentialité
Confier ses données financières et comptables à un prestataire externe peut susciter des craintes quant à la confidentialité de ces informations sensibles. Le risque de fuite ou de mauvaise utilisation des données existe, même si le prestataire est tenu par le secret professionnel. Une procédure rigoureuse de sélection du prestataire et la signature d'un accord de confidentialité sont donc primordiales.
Coût financier
Le recours à un expert-comptable extérieur représente un coût, sous forme d'honoraires, qu'il faut mettre en balance avec les économies réalisées en termes de ressources internes. Pour les très petites entreprises, le coût de l'externalisation peut être un frein. En revanche, au-delà d'une certaine taille, l'externalisation devient rentable. Selon une étude, le seuil se situe vers 10 salariés.
Perte de flexibilité
Si le service comptable est internalisé, il est possible de l'adapter rapidement aux besoins spécifiques de l'entreprise. Avec un prestataire externe, les demandes particulières peuvent s'avérer plus compliquées ou coûteuses à satisfaire. Il faut trouver le bon équilibre entre autonomie et externalisation. Une gestion dynamique de la relation avec le prestataire est essentielle.
Comment bien choisir son prestataire
Vérifier ses qualifications et expérience
Le premier critère pour sélectionner un prestataire comptable est de s'assurer de ses diplômes et qualifications. Un expert-comptable diplômé, avec plusieurs années d'expérience dans le domaine et des références clients solides, présente un gage de compétence. Il est préférable d'exiger les copies des diplômes et certifications professionnelles avant de signer un contrat. L'expérience du prestataire avec des entreprises du même secteur d'activité est également un atout.
S'assurer de sa disponibilité
La disponibilité du prestataire comptable doit aussi être examinée attentivement. Il est primordial de vérifier que le cabinet a la capacité d'absorber la charge de travail supplémentaire que représente la comptabilité externalisée d'une entreprise. Un planning de travail détaillé doit être fourni par le prestataire, indiquant ses disponibilités pour des réunions régulières et son délai de réponse en cas de besoin urgent. Une équipe comptable mobilisable rapidement en cas d'imprévu rassure sur le sérieux du prestataire.
Comparer les devis
Avant de choisir un prestataire comptable, il est recommandé de comparer plusieurs devis détaillés. Outre le coût global annuel, chaque poste de dépense doit être clairement explicité : frais de prise en charge du dossier, frais récurrents mensuels, frais de révision annuelle, etc. Les prestations incluses doivent aussi être listées précisément. Il faut se méfier des offres anormalement basses qui peuvent cacher des prestations insuffisantes. Une fourchette de 1500€ à 2500€ par an semble raisonnable pour une TPE.
Les points clés du contrat de prestation
Périmètre des missions
Il est crucial de définir précisément l'étendue des prestations confiées au cabinet comptable dans le contrat. Celui-ci doit lister avec minutie l'ensemble des tâches externalisées comme la tenue des comptes, l'établissement des déclarations fiscales et sociales, le calcul des salaires, etc. Le périmètre confié conditionnera le montant des honoraires.
Modalités de transmission des informations
Le contrat doit prévoir les modalités pratiques d'échange des informations entre l'entreprise et le prestataire. Les pièces comptables doivent être transmises régulièrement selon un calendrier défini. Les outils informatiques de transmission sécurisée des données doivent être spécifiés. Un interlocuteur privilégié au sein du cabinet comptable facilitera les échanges.
Confidentialité et sécurité des données
La confidentialité des données sensibles de l'entreprise doit être garantie dans le contrat par le prestataire. Des clauses de respect du secret professionnel et de non-divulgation des informations doivent être intégrées. Les modalités de stockage et de sauvegarde des données comptables sur des serveurs sécurisés chez le prestataire doivent être détaillées dans le contrat.